Senin, 12 November 2012

Impression Management : Cara Cari Muka secara Elegan Di Hadapan Boss

Impression Management : Cara Cari Muka secara Elegan Di Hadapan Boss
Carmuk. Cari muka di depan boss. Kalimat ini mungkin telah tergelincir menjadi sejenis dirty words dengan aura negatif yang muram. Tentu saja demikian, jika cara itu dilakukan dengan pola amatiran dan sembrono. Namun jika proses itu dilakukan secara elegan dan proper, mungkin ia akan jadi pilar yang cukup penting bagi laju karir dan tentu saja, grafik kesejahteraan kita.

Cara cari muka secara elegan di depan boss itu lazim disebut sebagai ilmu impression management.
Di pagi musim penghujan ini, di bulan yang acap dikenang secara sendu dengan sebutan November Rain, kita mau mengulik seluk beluk ilmu impression management. Tujuan tulisan ini mulia : supaya karir dan nasib Anda bisa bergerak naik, berkah barokah, gemah ripah loh jinawi.
Sebelum membedah sejumlah kiat untuk melakoni impression management, kita jelajahi dulu empat jenis karyawan dan manajer.

Tipe pertama : kinerjanya bagus namun tidak bisa menjual dirinya dengan baik (bad impression management skills). Mungkin kinerja orang ini memang bagus : tekun, selalu mau kerja keras bahkan lembur, dan nyaris selalu bisa menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu.
Namun sayang, ia kurang piawai mencitrakan dirinya sebagai pekerja cerdas. Alhasil, namanya “nyaris tak terdengar”, dan karirnya mentok di pojok laci. Low profile boleh-boleh saja, tapi kalau selalu makan hati lantaran tak pernah di-promote, terus gue harus bilang wow gitu?

Tipe kedua : kinerjanya pas-pasan, namun pakar dalam teknik cari muka di depan bos. Teknik cari mukanya mulai dari yang sederhana : bikinin presentasi buat si bos, ikut membawakan tas/laptop boss, hingga yang lumayan “keren”, misal membelikan oleh-oleh buat si anak bos dan rela menjadi supir pribadi kala bos mau berkunjung kemana-mana.
Tanpa ditopang dengan substansi kinerja yang andal, siasat seperti diatas hanya akan meninggalkan jejak yang kelam bagi produktivitas organisasi di masa mendatang. Rekayasa impression management yang hanya akan membikin roboh kinerja bisnis.

Tipe ketiga : sudah kinerjanya pas-pasan, impression management skills-nya juga buruk. Pegawai semacam ini mungkin lebih baik diajak ke laut : buat merenung di pinggir pantai dari pagi sampe paginya lagi.

Tipe keempat adalah yang mungkin mesti ditumbuhkan : kinerjanya bagus, dan ditopang dengan ilmu impression management yang elegan. Alhasil karir pegawai/manajer seperti ini bisa terus berkibar meski hujan terus mengguyur bumi (halah, apa hubungannya).
Btw, siasat impression management yang dilakukan oleh pekerja tipe keempat itu layak di-dedahkan disini. Inilah contoh tiga cara cari muka di depan boss secara elegan yang mungkin layak diusung.
Cara Cari Muka # 1 : branding your program/activity as a critical part for company’s success. Desain dan kembangkan program yang kredibel dan inovatif (ini saja sudah memerlukan kompetensi). Namun yang tak kalah penting : branding program itu secara komunikatif (kalau perlu diresmikan dalam company event biar lebih ngejreng). Pastikan dalam keseluruhan proses itu, peran Anda “menonjol dan kelihatan” (dan memang ditopang oleh kecakapan).
Siasat diatas akan secara dramatis melambungkan nama Anda sebagai “rising star” – apalagi jika memang program/inisiatif itu bisa dijalankan dengan sukses.
Cara Cari Muka # 2 : bergiatlah secara aktif dalam company-wide initiatives (yang bersifat lintas departemen); misal seperti projek penerapan six sigma initiative, projek penerapan 5S atau balanced scorecard; atau projek pengembangan market baru.
Dan pastikan dalam inisiatif yang lintas bagian itu, Anda punya peran yang menonjol (entah sebagai team leader, atau sekedar aktif mengajukan solusi ide dalam meeting-meeting projek). Peran aktif Anda dalam inisiative seperti ini merupakan sarana ampuh to market yourself (ingat, personal branding).
Dibanyak perusahaan, orang yang aktif dalam company wide initiatives semacam diatas, cenderung lebih cepat dipromosikan. Ndak percaya? Coba saja sendiri.
Cara Cari Muka # 3 atau yang terakhir : bangunlah network internal dan posisikan Anda/departemen Anda sebagai good partner yang helpful. Selama ini di banyak organisasi, acap terjadi konflik antar departemen lantaran ego sektoral dan perbedaan kepentingan/prioritas. Koordinasi jadi macet.
Jangan ulangi kesalahan semacam itu. Posisikan tim Anda sebagai partner yang selalu gigih mencari win-win solution. Teruslah bergerak tanpa lelah ke setiap bagian/departemen, bangun komunikasi yang konstruktif, dan tawarkan aksi konkrit untuk memajukan kinerja bersama.
Cara yang ketiga ini niscaya akan membuat nama Anda menjadi “harum mewangi” dalam setiap sudut bangunan kantor Anda bekerja. Because, yes, you are a really good partner who drives performance.
Demikianlah tiga cara elegan untuk mempraktekkan impression management. Apply these impression skills; and your career will be moving forward. Ignore them, and your career will be dead in the middle of nowhere.

Senin, 29 Oktober 2012

JADILAH GOBLOK

Menjadi orang goblok adalah salah satu jurus supaya Kita dapat menerima sepenuhnya pelajaran yang diberikan kehidupan ini.
Seorang Bob Sadino, tokoh pengusaha yang memiliki ciri khas dengan tampilannya yang nyentrik (selalu pake celana pendek Dan kemeja putih) menulis buku yang unik berjudul “Belajar Goblok dari Bob Sadino”. Om Bob menuliskan perjalanan hidupnya yang apa adanya sesuai dengan kehendak hati.

Dibutuhkan sikap kosong untuk menampung isi. Menganggap diri tidak pintar diperlukan supaya Kita dapat membuka diri Dan belajar sebanyak mungkin. Steve Jobs pun pernah berkata “Stay hungry, stay foolish!” Jangan pernah berhenti belajar Dan terus berkembang, terus menambah ilmu, seolah-olah selalu kekurangan.

Demikian juga dalam sikap berlatih meditasi. Saat bermeditasi, kondisi pikiran diusahakan tidak memberikan penilaian terhadap apa pun yang terjadi. Kita hanya sebagai yang mengamati…mengamati apa ? Mengamati pikiran Kita sendiri. Sekali lagi bukan menilai apalagi menghakimi. Bukan seperti orang pintar tetapi jadilah seperti orang goblok. Saat itu terjadi, Kita berada di titik nol. Zero. Kita menyadari penuh apa yang Ada dalam pikiran Kita. Apakah pikiran tentang kekhawatiran akan masa depan yang berlebihan ? Atau kegelisahan akan masa lalu yang sudah terjadi ?

Ini adalah beberapa pernyataan dari Bob Sadino tentang goblok sehingga Kita bisa bersama-sama menjadi goblok :
- Saya sudah menggoblokkan diri sendiri terlebih dahulu sebelum menggoblokkan orang lain.
- Banyak orang bilang saya Gila, hingga akhirnya mereka dapat melihat kesuksesan saya karena hasil kegilaan saya.
- Orang pintar kebanyakan ide Dan akhirnya tidak Ada satupun yang jadi kenyataan. Orang goblok cuma punya 1 ide Dan itu kenyataan.
- Saya bisnis cari rugi…sehingga jika rugi saya tetap semangat Dan jika untung maka bertambahlah syukur saya!
- Sekolah terbaik adalah sekolah jalanan, yaitu sekolah yang memberikan kebebasan kepada muridnya supaya kreatif.
- Orang goblok sulit dapat kerja akhirnya buka usaha sendiri. Saat bisnisnya berkembang, orang goblok mempekerjakan orang pintar.
- Setiap bertemu dengan orang baru, saya selalu mengosongkan gelas saya terlebih dahulu.
- Orang pintar mikir ribuan mil jadi terasa berat. Saya Ga pernah mikir karena cuma melangkah saja. Ngapain mikir kan cuma selangkah.
- Orang goblok itu Ga banyak mikir, yang penting terus melangkah. Orang pintar kebanyakan mikir, akibatnya tidak pernah melangkah.
- Orang pintar maunya cepat berhasil, padahal semua orang tahu itu tidak mungkin! Orang goblok cuma punya 1 harapan : Hari ini bisa makan.
- Orang pintar belajar keras untuk melamar pekerjaan. Orang goblok berjuang keras untuk sukses biar bisa bayar para pelamar kerja.

Jadi, apakah kamu sudah siap jadi goblok ?

Salam Hening !

Rabu, 24 Oktober 2012

GENBA - Tempat yang sesungguhnya

(dilafalkan sebagai GEMBA), Terminologi umum bahasa Jepang yang berarti "Tempat dimana kebenaran dapat ditemukan" atau "Tempat yang sesungguhnya", di dalam dunia bisnis sering juga disebut sebagai "Tempat dimana Nilai Tambah diciptakan", contohnya di dalam pabrik, proses produksi dimana nilai tambah diciptakan.

TKP – Tempat Kejadian Perkara (Crime Scene)

Di dalam ilmu kepolisian Dan intelijen dikenal dengan nama TKP - Tempat Kejadian Perkara, a)tempat dimana suatu tindak pidana dilakukan/terjadi, atau akibat yang ditimbulkannya; b) tempat-tempat lain dimana barang-barang bukti atau korban yang berhubungan dengan tindak pidana tersebut dapat diketemukan.

Lima Peraturan Emas GEMBA

Masaaki Imai, orang Jepang yang ditakzimkan sebagai bapak KAIZEN (improvement yang berkesinambungan). Nasehat yang baik yang beliau telah sampaikan :

"Apabila terjadi masalah (kejanggalan), langkah pertama yang Anda lakukan adalah pergilah ke GEMBA"
"Kemudian periksalah benda yang relevan terhadap masalah atau kejanggalan diatas - GEMBUTSU "
"Lakukan penanggulangan sementara terhadap masalah yang terjadi langsung di lokasi kejadian"
"Temukan masalah hingga ke akar penyebab permasalahannya"
"Buatlah standarisasi untuk mencegah terulangnya masalah"
Standardisasi adalah bagian dari kegiatan pengelolaan untuk menjadikan GEMBA yang baik. Anda juga memerlukan 5R (Mr Imai sangat antusias terhadap kebersihan mesin) Dan eliminasi terhadap pemborosan/kesia-sian - MUDA (無駄). Taatilah Mr Imai dengan mencintai GEMBA.

"PERGILAH ke GEMBA Dan AMATILAH!"

GENBUTSU - Benda yang sesungguhnya

Terminologi umum bahasa Jepang yang berarti “Kondisi dari benda yang sesungguhnya”. Dalam kaitannya dengan kegiatan produksi Dan istilah sebelumnya GENBA, Kita bertanya dalam hati “Bagaimanakah kondisi benda yang sesungguhnya di tempat kerja, dimanakah pekerjaan tersebut yang sebenarnya diselesaikan?” Benda sesungguhnya yang dimaksud adalah disainnya, mutunya, prosesnya, operatornya, metode kerjanya, mesinnya, peralatannya, DLL.

Mengumpulkan barang bukti (Evidence) di TKP

Ketika Kita sedang berpikir GENBA – GENBUTSU, Kita sedang membandingkan penyimpangan yang terjadi antara standar terhadap kondisi nyata di tempat kerja.

GENJITSU - Fakta yang sesungguhnya

Terminologi umum bahasa Jepang yang berarti “situasi yang nyata”. Kita sedang mencari fakta (data) sedemikian rupa sehingga Kita bisa memahami gap antara kenyataan terhadap standarnya. Kita tidaklah sedang mencari apa yang seharusnya terjadi tetapi mengetahui bahwa kejadian sebenarnya. Kita sedang mencari situasi nyata atau fakta yang membantu Kita untuk mulai menggali masalah hingga ke akar penyebab yang sebenarnya.

*DNA = Deoxyribonucleic acid

Membandingkan fakta yang sesungguhnya terhadap standar

Jika Kita hanya mempertimbangkan standar yang dituju maka Kita cenderung untuk hanya duduk di suatu ruang pertemuan yang membahas keraguan Kita, mengapa peralatan, orang-orang, material Dan proses yang tidak sesuai dengan standar. Satu-satunya cara mengetahui fakta yang sesungguhnya adalah pergi ke tempat kejadian perkara, amati kondisi-kondisi yang nyata Dan kumpulkan fakta-fakta yang Ada. Mengarahkan Kita kepada pemahaman terhadap kenyataan yang sebenarnya. Lain halnya jika Kita menemukan solusi di ruang pertemuan untuk permasalahan yang tidaklah benar-benar terjadi di tempat kerja. Ini menjadi alasan mengapa pemecahan masalah dimulai dengan perkataan, “Pergi Dan lihatlah sendiri di tempat kerja dimana pekerjaan benar-benar sedang berlangsung.”

Senin, 22 Oktober 2012

The 7 Wastes of Lean

Lean practitioners commonly agree on the 7 wastes of lean. Improvement projects that focus on these 7 elements saves company's resources. Which in turn saves your company time and money.

We classify these waste as

Transportation
Inventory
Motion
Waiting
Over-Production
Over-Processing
Defects.

To remember these use the name...Tim Wood.

For kicks, start a Tim Wood improvement project at your company and see your fellow employees raise their eyebrows. Everybody will want to know who is this Tim Wood. Tell them that you want to eliminate Tim Wood from the company because he never shows up but he causes all kinds of problems.

Lets expand on the 7 wastes

Transportation. The act of moving product between different operations. For a service organization this could be moving customers, employees and data between different areas. Why is transportation a waste?

You do not add value to the product as it is being moved
Movement time costs the company money.
Possible product damage during the movement.
Possible product misplacement.
Unnecessarily waste of energy to move the product.
Costs of moving product including carts, bins, rollers and automation.

Inventory. Building more than you sell. Also, buying more than you need. Why is excessive inventory a waste?

Inventory takes unnecessary space.
Money spent on inventory can be used in more worthwhile endeavors.
When problems occur with the product, product inventory is suspect and needs to be reviewed.
Inventory delays identification of problems. Many times issues with WIP is found much later than the manufacturing step that caused the problem.
Increases lead times because product A inventory WIP slows down the delivery of product B.
It cost money to store inventory including bins, carts, shelves, etc.

Motion. Excessive movement by employees and machines. This occurs during the actual value added step of the process.

Motion causes extensive processing time due to walking, lifting, and reaching.
Motion can cuase injuries from exessive lifting, stretching, and bending.
Motion delays communication.

Waiting. The dead time between value added steps. Waiting significantly adds to overall processing time of the product or service.

Similar to inventory, WIP that waits take unnecessary space.
Money invested in the product sits idle during waiting.
Waiting slows down delivering the product to the customer and getting paid for the product.
Waiting time can never be recovered.
Waiting causes inventory to build.

Over-Production. This one of 7 waste occurs when you manufacture or provide service before its needed. Many companies over produce because they do not want their equipment to sit idle.

Over-Production, similar to inventory, makes the company spend money on unnecessary product.
It prevents a balance production flow.
It causes scheduling errors.
Also see Inventory Wastes.

Over-Processing. This is act of providing unnecessary excess value to the customer or using expensive over-kill equipment to manufacture the item.

Company invested unnecessary money into the equipment acquisition.
Company invested unnecessary money into the added product feature.
Maintenance and repairs is more expensive and more downtime than simpler equipment.
Unnecessary training and employee qualification for the added features and equipment.
More difficult to implement balance production flow because equipment can't be moved or the added features complicate the production flow.
The more complicated the item, the more chances for mistakes and defects.

Defects. A product or service that doesn't meet the requirements.

Rework of the product causes excessive cost, time and delays
Scrap of the product causes excessive cost, time and delays
Cost associated with MRB, Segregating, and re-isnspection.
Customer dissatisfaction from rescheduling, corrective action, and the supplier's lost of production capacity.
Decrease employee morale due to rework and rebuilding.

Methods to improve these items

A Tim Wood improvement project takes one or more elements from these 7 wastes and focuses on improving the situation or eliminating the issue. By understanding the 7 waste of lean, one knows where to put the effort for improvement projects.
Below we list some improvement ideas to address the 7 wastes.

Transportation

Layout floor so the next station is directly next to the previous value added station.
Assure location of the item goes to a clearly labeled, color coded, pre-define location.
Use value added flow diagrams to track product, employee and data movement.

Inventory and Over-Production

Purchase only material for current orders.
Build only to current orders.
Stop equipment and employees immediately when customer needs are met.
Minimize work quantities. Lot size of 1 unit is best.
Stop production immediately as soon you discover a problem.
Train employees on multiple processes and equipment.

Motion

Implement Human Ergonomics to minimize excessive human movement
Implement 5S to make known location of all items.

Waiting

Minimize work quantities. Lot size of 1 unit is best.
Implement JIT manufacturing and use a pull system for manufacturing.
Shut down equipment when down stream inventories are building.
Move employees from low production areas to areas where material waits for processing.

Over Processing

Find simpler solutions to manufacturing
Don't over design the product.
Include customer feedback during product design to eliminate unnecessary features.
Include employees who conduct the processing in the equipment purchasing decisions.

Defects

Use the continuous improvement tools
Apply the 8D approach to solving problems
Use pareto charts for attributes
Use control charts for variable
Implement a system of process and product auditing
Design quality into the product
Constantly train and retrain

My Beef with the Fishbone Template

The fishbone template is an interesting quality tool. It is one of Dr. Deming's 7 major tools. I believe all quality professionals should be familiar with this tool and use it at least once. It helps problem solvers think about the 4Ms (Machine, Man, Method and Material) of a problem.

Click here to download an MS Excel fishbone template and fishbone instructions from our other site.

The fishbone tool, biggest benefit... it helps problem solvers focus on the details of the problem. It provides a framework for the problem solver to drive issues down to the possible details. It presents a picture of the details.

In theory, one can take the fishbone, review it, and then isolate the key details of the problem. One can take the fishbone template, point to a "bone" and show this to another team member. As you're pointing, you say "here's the problem, this bone needs to be addressed"

In past e-zines, I've provided tools to create and teach the fishbone diagram. It's a good tool to teach because it helps students focus on the details. But in practical use, this tool has it share of problems.

Difficult to Draw

First it is hard to draw during a meeting. Besides the spine and head, you must draw 4 major bones to represent the 4M which are Man, Machine, Method, and Material. How large you make these bones depends on the number of items that branch off. If you are making one during a brainstorming session, you may find yourself adjusting the size of these bones depending on the number of brainstorming items that support the 4Ms. Be prepared to use your eraser quite a bit.

Lets call each item that supports the 4M as the "Major Item". For example under the Machine category in a plating process you can have basket, plating tank 1, plating tank 2, rinse tank, loader and unloader. In this case there are 6 machines. So there are 6 Major items that come off the Machine bone. See below.

Now you need to draw the Support Items. For example for the basket support items contains the basket motor, basket weave, basket anodes, and basket bearings.

When you draw these four items with smaller bones connected to each of the Major item bones, you will find it difficult to draw. Smaller bones run into larger bones. There may not be enough room to draw all the smaller bones. You need to handwrite smaller. See the below blown up picture.

Each of the other major items will also have support items. You will draw these too. By this time, the fishbone diagram starts to become a mess.

But we still need to add another detail, each of the smaller bones may have additional bones. For example the basket motor may have multiple support bones such as basket motor rotor, basket motor axle, basket motor magnet, basket motor armature, nand basket motor brush.

See the below picture. There is not much room to write the details.

When you add these smaller bones to the support items, you starting to create a ugly fishbone diagram. By this time you have tons of eraser marks, small handwriting, and maybe notes on the side of the fishbone.

Most likely each of these sub support items have features that need to be addressed. For example the motor axle length, width, and thickness needs to be examined. Good luck on placing these on the fishbone. But these are important because wear could be the root cause of the problem.

Most likely after you create the initial fishbone template, you must redo it to make it readable and usable. So now instead of making one fishbone, you have to make it twice. If you have to do something twice, then the first one was a defect. The fishbone diagram is an inherently defective process improvement tool.

No Actionable Items

The fishbone should drive action. You have the details, investigations need to occur. The fishbone helps drive down the details of the problem but the diagram does not indicate the action behind those details.

The fishbone template doesn't strongly indicate what needs to be investigated. When you undergo the investigation, specifically what are you examining, comparing or measuring?

The fishbone can show a lot of details. Do you focus on every detail? When you focus on a particular detail, what characteristic or function of that detail do you need to examine?

Who is going to examine that characteristic. What is the parameters of that characteristic? What is the due date of the examination? What were the results of that examination? How do we know that detail has been examine?

The fishbone lacks this information. You will need another document to cover the investigation when using a fishbone.

Difficult to Review

After the fishbone diagram is created, edited, and redone you should have a picture that shows the problem details.

In most cases the creator may have to write the words along the bones so descriptions fit the bones. Because the bones are angled to each other at the bone joints, the picture needs to be turn 90 degrees to read it. Then turn back 90 degrees to the next sub item. Back and forth for all the details. Try this in a group setting and watch the confusion grow.

If you don't highlight the specific issue, the reader may not have an idea the problem cause.

Finding a Fishbone Template That Works.

Every problem is different. Because of this you do not know the number of major items, the number of supporting items, and the number of sub-supporting items. There is no prepared fishbone template that could cover all the possibilities.

For every fishbone, you need to start from scratch. This is time consuming and a resource drain.

Improving on the Fishbone

1) Use multiple fishbones for a problem. Break up the overall problem into multiple fishbones. If you have multiple machines in the problem, create one fishbone per one type of machine.
2) Don't create the fishbone during the brainstorming session. Instead list the 4Ms and have the team brainstorm the 4Ms. Create lists of each 4M item, supporting item, sub-supporting item, and measurement feature..
3) Create the fishbone diagram after the lists are created. Use flowchart software or PowerPoint to create the fishbone.
4) Place words on the diagram in one direction.
5) Highlight the area of concern on the fishbone.
6) Document only concerned details.
7) Create a table below the fishbone template with the action items.
8) Consider not using the fishbone. Combine items 2,5 and 6 into a 4M table.